Bármely vállalat életének egyik fontos tényezője a cégvezetés és az alkalmazottak közötti viszony alakulása. A cég jó működésének egyik fontos feltétele ugyanis az, hogy a munkavállalók lojálisak legyenek, a munkát pedig időre, pontosan és megfelelő minőségben elvégezzék. A cég jó működésének jele, ha a megrendelő elégedett, az elvégzett munka jó minőségű, idő- és értékálló, másfelől pedig az alkalmazottak és a cégtulajdonos is elégedett az elért eredményekkel és a profittal. Az alábbiakban néhány olyan tipikus eset bemutatása következik, amely a fent leírt ideális (azaz szinte sehol meg nem található) állapotot gyakran pokollá változtathatja egy vállalatnál. A cégen belüli hierarchia hiánya az egyik olyan lehetséges hiba, amely a cég életében nehézségeket okoz. A jól átgondolt hierarchikus rendszer ugyanis a vállalat gerincét képezi. Fontos, hogy mindenki, aki az adott cégnél dolgozik, pontosan tisztában legyen azzal, hogy mi a feladata, a feladat végrehajtásához milyen jogokkal rendelkezik, kinek tartozik elszámolással, illetve ki tartozik neki ugyanezzel a munkafolyamat során. Pontosan rögzíteni kell a felelősségek körét, azt, hogy az elért jó eredmények nyomán kit illet dicséret, és azt is, hogy bizonyos negatív visszajelzések, vitás ügyek esetén kit lehet felelősségre vonni. Minél nagyobb egy vállalat, annál jobban fel lehet bontani a tevékenységi köröket, annál jobban le lehet osztani a munkát. Hierarchikus rendszer nélkül a vállalat gyakorlatilag egy ellenőrizhetetlen, szövevényes kapcsolatrendszer. Heves vitákhoz, fölösleges és megspórolható konfliktusokhoz vezet, ha senki sem tudja, hogy az adott ügyben ki járt el, ki végezte el a tulajdonképpeni munkát, visszakövethetetlen az információáramlás. A jó hierarchiával és az ehhez igazított, megfelelő kommunikációs csatornákkal az alkalmazott is tud mit kezdeni: tudja azt, hogy hol a helye és mi a teendője, ez pedig nagyban hozzásegíti ahhoz, hogy jól végezze a munkáját. Ugyanezeken a csatornákon keresztül lehet aztán ellenőrizni és számon kérni mindent.
Céghierarchia Forrás: multikatona.blogspot.com
A hierarchikus rendszer alapvetően elrontott változata az, amikor egyetlen vezető szeretne elvégezni minden adminisztratív és kommunikációs munkát, csakhogy sem az idejébe, sem az energiájába nem fér bele mindez a tevékenység. Ilyenkor a legrosszabb, ha az alkalmazottai közül találomra válogat ki embereket egy-egy adott feladatra. Ez általában ahhoz vezet, hogy az alkalmazottnak félbe kell hagynia éppen aktuális munkáját, és nagyon gyorsan át kell állnia egy más szintű, az ő szakmájától gyakran eltérő feladatra. Ha mindegyik beosztottal ugyanígy tesz a cégvezető, akkor igen hamar káosz alakul ki, mert egyrészt nehéz nyomon követni, hogy egyszerre több ember a különböző tevékenységeket miként fejti ki, ugyanakkor e „módszer” intenzív kommunikációt feltételez a felek között. Nagyon sok cégvezető emellett még azzal is súlyosbítja a helyzetet, hogy az alkalmazott által közben félbehagyott munkát is számon kéri, mivel idővel nem tudja követni, hogy végül azzal ki foglalkozott a folytatásban. Természetesen ez a kapkodás az alkalmazottak körében frusztrációkhoz, elégedetlenséghez vezet, és idővel stresszfaktorrá válhat, majd nyílt konfliktusok forrása lehet. A kapkodásról a fejetlenségre asszociálhatunk. Amikor a munkavállaló egyszerre több félbehagyott feladattal szembesül, a legrosszabb az, ha mindegyiknek a megoldását azonnal elvárja a vállalatvezető. Ez általában kivitelezhetetlen (bár ez a munka természete szerint változó), de azt a munkakörök nagy részére kijelenthetjük, hogy egyszerre csak egy feladattal éri meg foglalkozni. Egyszerre több problémát megoldani lehetetlen, tehát a vezetőnek oda kell figyelnie, hogy az egyes tevékenységek milyen stádiumban vannak, mérlegelnie kell a prioritásokat, és megfelelő sorrendet kell felállítania a munka elvégzéséhez. Nem nehéz belátnunk, hogy egy olyan vezető, akinek közvetlenül több (mondjuk 8–10) ilyen, párhuzamos projekteken dolgozó beosztottja is van, egyszerűen képtelen átlátni a teljes helyzetet, és időbeosztás szempontjából is érdekes kihívás mindegyik beosztottal eleget foglalkozni, a már meglévő adminisztratív és egyéb vállalatvezetési teendők mellett. Tehát elemi hiba olyan hierarchikus rendszerben gondolkozni, ahol mindenki mindenért felel, mert ez ahhoz vezet, hogy egyes problémákat senki sem kezel, és az egyetlen főnök, mint utasító és egyben ellenőrző személy, képtelen feltárni, hogy mely feladatok maradtak megoldatlanul. Ezt tetézheti, ha nem történik meg a megoldott feladatok minőségének az ellenőrzése, ami létfontosságú a cég fennmaradása szempontjából.
Csapat a világos cél irányába – forrás: Principle of management 2012
Nyilvánvaló, hogy a belső szervezési problémákkal küzdő vállalatvezetőnek sem ideje, sem energiája nem marad arra, hogy a minőségellenőrzésre odafigyeljen. Ezt gyakran a beosztottakra hárítja, mondván, hogy ők majd ellenőrzik egymás munkáját, ami tovább erősítheti az alkalmazottak elégedetlenségét (még egy újabb párhuzamos tevékenység), valamint lassítja a termelést. Ez ördögi körként egy öngerjesztő folyamattá alakul azzal, hogy a lassúbb munkavégzés kitolja a határidőket, emiatt a felgyülemlett stressz is nagyobb. Romlik a munkakedv és a munkavégzés minősége, elégedetlen a megrendelő a késve és rossz minőségben elvégzett munka miatt, ebből kifolyólag késnek a kifizetések, a vállalat anyagi gondokkal küzd, gyakran az alkalmazottakat sem tudja fizetni, ami miatt újabb elégedetlenségi hullám keletkezik, romlik a munkamorál. Ilyen helyzetek megelőzéséhez alaposan át kell gondolni a vállalat struktúráját. Nem várhatjuk el, hogy az alkalmazotti kör majd megszervezi magát. Azért van a cégvezető, hogy a beosztottjaira is odafigyelve, javaslataikat meghallgatva, a vállalat érdekeinek és céljainak megfelelően felépítse a céget. Ehhez persze világos célok is kellenek.
A vállalatvezetőnek meg kell osztania a feladatkörét. Alkalmaznia kell valakit, aki átveszi az adminisztratív tevékenységet (hivatalos ügyek, pénzügyek, könyvelés), valakit, aki a termelésre összpontosít (irodavezető, részlegvezető, csoportfelelős), valakit, aki a minőségellenőrzésért felel, és valakit, aki a vállalat népszerűsítésével, új megrendelők bevonásával, piackutatással foglalkozik. A fent felsorolt négy fontos tevékenységi kör persze tovább bontható, illetve a vállalatvezető maga is felvállalhatja az egyiket (például a marketing és PR feladatokat). A legfontosabb tényező persze itt is a kommunikáció: mindenkinek tudnia kell, hogy kinek mi a feladata, nem szabad rendszeresen összemosni az egyes területeket, és határozottan meg kell szabni, hogy ki kinek adhat utasításokat – és ezt következetesen be is kell tarta(t)ni.
Pirítás és feladat – forrás: cicitmaster.blogspot.com
A kis és közepes vállalatok persze nem engedhetik meg maguknak azt a luxust, hogy fejlett vezető apparátussal rendelkezzenek. Ilyenkor a fent említett négy nagy körből a vállalatvezető többet is felvállal, de nagyon fontos, hogy maga mellé helyezzen valakit, aki ebben segít, úgymond a jobbkeze lesz. Egy tapasztalt, szakirányú végzettséggel rendelkező személy óriási segítség lehet a termelési folyamat szervezésében, irányításában, illetve a pénzügyek jobb átlátásában, a megrendelői kör bővítésében és a minőségellenőrzésben. Ilyenkor a beosztottak általában neki, és csak közvetetten a cég tényleges vezetőjének tartoznak elszámolással.
A vállalatvezetőnek akár több jobbkeze is lehet, nagy vállalatoknál akár egész vezetőtanács is a rendelkezésére áll ahhoz, hogy döntéseket hozzon. A munkavállalók frusztrációinak, elégedetlenségének egy-két lehetséges okát már feltártuk: párhuzamos tevékenységek, nem meghatározott feladatkörök vagy a fizetés késése. Egy másik fontos tényező a vezetői következetlenségből fakadó gyakori prioritásváltás. Amikor akár óránként más-más feladat kerül előtérbe és lesz fontosabb, mint az összes többi, akkor ez idővel ahhoz vezet, hogy az alkalmazott elbizonytalanodik, és nem tudja eldönteni, hogy milyen sorrendben végezze el őket. A prioritás váltakozásával szorosan összefügg a munka elvégzésének elvárt határideje is. Pontosan tudnia kell mind a vezetőnek, mind a beosztottnak, hogy az adott feladat mennyi idő alatt végezhető el, milyen munkafolyamatok által, és ennek tudatában kell meghatározni azt a határidőt, amelyre a munka elkészül. Fontos, hogy ehhez a határidőhöz mindkét félnek tartania kell magát. A munkavállalónak addigra el kell végeznie azt, a munkáltató pedig addig nem ad neki egyéb feladatot, illetve a határidő előtt nem kéri számon a kész munkát, legfeljebb figyelmeztet a határidő közeledtére. Hatékony időbeosztás, pontosan rögzített munkaidő és túlórarendszer mellett reális esélyek vannak a határidők betartására. Azonban ahhoz, hogy ez teljesülhessen, alaposan átgondolt vállalatvezetési stratégia, munkafolyamat, megfelelő munkaeszközök, munkakörülmények, képzett alkalmazottak és intenzív kommunikáció szükségesek. Ezek nagyrészt pénzbe kerülnek, de ez a befektetés a cég életképességének és további fejlődésének a záloga. Előfordul, hogy a felgyülemlett feladatokat a munkavállalók túlórák során próbálják minél hamarabb megoldani. Ennek érdekében éjszakáznak, hétvégén is dolgoznak, akár napi 16–18 órát is. Ilyen körülmények között nem várhatjuk el, hogy az elvégzett munka minőségi legyen. Ugyan elkészülhet időre, de a minősége sokszor igen gyenge, mivel a munkavállaló nem tudja kipihenni magát, ez hamar krónikus fáradtsághoz vezet, ami a koncentrációképesség romlása mellett a termelés lassulását is maga után vonja. Újabb stressz, lemaradás, fáradtsággal és később negatív visszajelzésekkel súlyosbítva. A munkavállaló nem érzi, hogy hatékony, jó minőségű a munkája és pontos. A munkamorál elpárolog. Megfelelő vállalatvezetési stratégia, jól megválasztott határidők és ütemterv, határozott és pontosan betartott, számon kért munkaidő az, amivel ezt elkerülhetjük.
Szép munka – forrás: congratulationsto.com
Vannak azonban olyan tényezők, amelyek pozitívan befolyásolhatják a munkamorált, és még csak nem is jelentenek túlzott anyagi terheket. Ilyen az elvégzett munka elismerése, értékének méltányolása. Nagyon sokat jelenthet, ha az egyes munkavállalók személyre szóló dicséretet kapnak a tevékenységükért (ami egy jól szervezett vállalatnál visszakövethető), illetve ha a csapatban elvégzett munkát kollektív dicséretben részesíti a vállalatvezető. Annak a kimondása, hogy „szép munka”, nem kerül pénzbe, de a munka-kedv szempontjából igencsak jelentős hatású. Fontos, hogy az alkalmazott tudja, érezze, hogy a munkája fontos, mert emberből van, és mint ilyen, önigazolásra, magabiztosságra van szüksége. Sokat lendít rajta, ha a szakmájában továbbképzésre ösztönözzük, tapasztalatgyűjtésre és értelmes munkára fogjuk. Ebben segítségünkre lehetnek a legújabb, legfejlettebb technológiák, technikai vívmányok, számítógépes programok, emellett egy hatékony minőségellenőrzési szabvány-rendszer alkalmazása is. Az sem elhanyagolható tényező, hogy a jól elvégzett munka a céget is jobb pozícióba helyezi a piacon, mert a jó munkának is hamar híre megy. Ezért nem árt odafigyelni arra, hogy alkalmazottainknak milyen a munkamorálja.
drd. Plesa Róbert és Holczman Gergő
Írd meg a véleményed